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電子定款認証手続きの基礎知識

Q.電子定款認証の流れを教えていただけませんでしょうか。

1.指定公証人のいらっしゃる公証役場へ電話をし電子認証をお願いする旨告げた上で、

・定款
・委任状
・発起人の印鑑登録証明書

をFAXし、公証人に内容を確認してもらいます。その際に、保存用メディアは何が使えるか確認すると良いでしょう。(CD、FD、など)

2.公証人からOKがでましたら、定款をPDFファイル化し、電子署名を付し、オンライン申請をなさってください。

3.公証役場へ発起人が

・発起人の押印をした定款
・発起人の印鑑登録証明書原本
・保存用のメディア
・同一情報(謄本)付与依頼書(※1)
・手数料

を持参し、公証役場にて面前認証して頂きます。

※1 公証役場でもらえます。

4.手数料を支払い、定款が記録されたメディア、謄本を受け取って完了です。

※概、上記のような流れになりますが、公証役場によって若干対応が異なる場合がございますので留意ください。

誰かへ認証手続きを委任する場合の注意点

Q.公証役場へ持参する委任状は、発起人より提出してもらった委任状のみで良いのでしょうか?それとも委任状と紙に印字した定款に割印したものを公証役場へ持参するのでしょうか?

A.発起人から行政書士や委任をされる方への委任状を、印刷した定款と合綴し、発起人の押印をいただいたものを公証役場へ持っていく必要がございます。押印箇所は、委任状の発起人の氏名の横と上空欄(念のため捨印)、割り印(袋とじであれば背表紙の綴じ目のみ)となっております。

Q.定款と委任状を合綴して提出するとの事ですが、順序はどうなるのでしょうか?

A.委任状を表紙にし、その下に定款を重ねてください。

Q.捨印は、委任状と定款の全てに押したほうが良いですよね?

はい。従って、定款は袋綴じなさった方が押印の手間も少なく済みます。(押印箇所が3箇所で済みますので)

Q.捨印は、委任状の左上空欄で良いですよね?

はい。袋綴じであれば委任状の上空欄のみです。(上空欄であればどこでもかまいません)

Q.公証役場へ提出する、定款と委任状を合綴したものは1部で良いでしょうか?

はい。1部で結構です。

Q.今オンライン申請を行なっているんですが、添付書類のところで使用できない文字があるため、以下のファイルは貼付することができません。名前を変更して、再度貼付してください。と出てしまいます。

ファイル名を小文字のアルファベットに変更してみてください。それで問題ないはずです。





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